بسیاری از مدیران برای حصول نتیجه‌ی بهتر، ساعات کاری را افزایش می‌دهند. آنها عقیده دارند صرف زمان بیشتر برای کار، منجر به کیفیت بالاتر می‌شود.

بسیاری از ما، پیروی اصولی هستیم که ما را از انتخاب یک سبک زندگی پربازده دور می‌کنند. برای مثال یکی از این اصول، اعتقاد به این مورد است که با افزایش بهره‌وری یا تلاش برای استفاده‌ی حداکثری از زمان، کیفیت کارها و توانایی انجام عالی آنها را کاهش می‌دهد. وبسایت بررسی کسب‌وکار هاروارد یک برنامه‌ی آنلاین راه‌اندازی کرده است که هدف آن، کمک به فعالیت کارشناسان حرفه‌ای در توسعه‌ی رفتارهای کاری پربازده بود؛ حدود نیمی از شرکت‌کنندگان در برنامه توافق نظر داشتند که: «من مطمئن هستم می‌توانم در زمان کمتر، پربازده‌تر باشم اما کیفیت کار پایین خواهد آمد».

احتمالا شما نیز موقعیت زیر را در عمل تجربه کرده‌اید: ساعت پنج و سی دقیقه‌ی بعد از ظهر است و بنابراین آخرین کار انجام شده را ارسال می‌کنید و محل کار را ترک می‌کنید. اما تصور می‌کنید می‌توانستید ۳۰ دقیقه بیشتر روی آخرین کار زمان بگذارید و کمی دیرتر محل کار را ترک کنید.

آیا صرف نیم ساعت زمان بیشتر، تغییر زیادی ایجاد می‌کند؟ امکان دارد؛ اما این احتمال وجود دارد که این کار تنها باعث اعتماد بیشتر به کیفیت کار شود. با همین تصور، در نهایت بر این اعتقاد خود می‌مانیم که صرف اندک زمانی بیشتر باعث بهتر شدن کار می‌شود.

صرف زمان بیشتر همیشه به‌معنی کیفیت بهتر کار نیست. در حقیقت، اختصاص زمان بیشتر برای کار و برخی وظایف مشخص ممکن است به عملکرد ما ضربه بزند و در نهایت از کیفیت کار بکاهد. بررسی‌ها نشان می‌دهند زمانی‌که ساعات کاری هفتگی تا ۵۰ یا ۵۵ ساعت افزایش پیدا کند، عملکردهای شناختی (از جمله هوش هیجانی، مهارت‌ها و توانایی استدلال کردن و حل مسائل) و سطح مشارکت در کار رو به کاهش می‌رود؛ این کاهش منجر به افت کیفیت کار انجام شده در این شرایط می‌شود.

ارتباط میان کیفیت کاهش پیدا کرده و کار کردن بیشتر، موضوع جدیدی نیست. در واقع، انگیزه‌ی اصلی هنری فورد برای کاهش زمان کار هفتگی از ۴۸ ساعت به ۴۰ ساعت به‌منظور کاهش اشتباهات کارمندان در شرایط کاری طولانی بود. کارفرمایان تعدادی از صنایع تولیدی نیز به نتیجه‌ی مشابهی رسیدند؛ آنها دریافتند که می‌توانند بازده و کیفیت کار را به‌وسیله‌ی کاهش ساعات کاری کارمندان در سطح مناسبی حفظ کنند.

بنا بر بررسی‌های انجام شده در برترین شرکت‌های مشاوره‌ای استراتژیک، مدیران نمی‌توانند تفاوت خاصی بین افرادی که ۸۰ ساعت و دسته‌ی دیگر که ۵۰ تا ۶۰ ساعت در هفته به کار مشغول هستند ، تشخیص دهند. این حقیقت نشان می‌دهد که کار کردن بیشتر، عموما دیده نمی‌شود.

صرف زمان بیشتر در سطح وظایف کاری، همیشه به‌معنای بهتر نتیجه گرفتن نیست. همان‌گونه که می‌دانیم، ایمیل‌های طولانی و دشوارتر کمتر خوانده می‌شوند. صرف زمان بیشتر برای ارائه‌ی گزینه‌های استراتژیکی نیز عموما به تصمیمات ضعیف‌تر ختم می‌شود.

مادامی که باور به صرف زمان بیشتر برای حصول کیفیت بهتر جزو قوانین نانوشته باشد، همواره کار بیشتری برای انجام دادن پیدا می‌شود. در نتیجه کار نیز زمانی را که برای انجام دادن آن نیاز است، به خود اختصاص می‌دهد؛ به این صورت، امید به بهره‌وری بیشتر را که باعث تعادل بین کار و زندگی می‌شود، از بین می‌برد. یکی از شرکت‌کنندگان در برنامه‌ی تحقیقاتی گفت: «هر میزان زمان اضافه‌تر مساوی با کار بیشتر است، پس چرا من باید سعی در سریع‌تر انجام دادن کارم داشته باشم؟» برای بر هم زدن این چرخه، باید این باور غلط را کنار بگذاریم.

برای شروع باید به این باور رسید که رفتارهای پربازده باعث رشد کیفیت می‌شوند و به آن آسیب نمی‌رسانند. اگر به دنیای بیرون از کسب‌و‌کار نگاهی بیاندازیم، به‌صورت غریزی می‌دانیم که سرعت به‌عنوان مولفه‌ای از بهره‌وری، با کیفیت بهتر همراه است و منجر به کیفیت بدتر نمی‌شود. مب کفلزیقی که برنده‌ی ماراتن سال ۲۰۱۴ بوستون شد، سرعت و فرم (کیفیت) را با هم مرتبط می‌داند؛ او می‌گوید:

اگر به‌خاطر فرم نبود، تصور نمی‌کنم که امکان پیروزی داشتم. زمانی‌که پاهایم در حال برخورد با زمین هستند، به آنها فکر می‌کنم. در حال دو به ران‌ها، زانوها، پاها، بازوها و گردن فکر می‌کنم. به مکان قرارگیری سرم فکر می‌کنم. به بالا آمدن چانه‌ام فکر می‌کنم.

در صنعت خودرو نیز با چنین شرایطی مواجه هستیم؛ کیفیت برتر با بالاترین سرعت همراه است. به همین دلیل است که قطعات و فرآیندهای تولیدی توسعه داده شده برای ماشین‌های مسابقه‌ای، بعدها در وسایل نقلیه‌ی تفریحی استفاده می‌شود: صنعت خودرو همواره به تکنولوژی ماشین‌های مسابقه‌ای برای تست و توسعه‌ی اتومبیل‌های جاده‌ای وابسته بوده است.

افزایش کیفیت که در نتیجه‌ی افزایش بهره‌وری بوده است، تنها در مسابقات دیده نمی‌شود. یک مثال ساده و مهم در یک محیط حرفه‌ای، استفاده از میانبرهای صفحه کلید است. کلیدهای میانبر صفحه کلید در زمان صرفه‌جویی می‌کنند و کیفیت را در کار بالا می‌برند؛ علت این است که این کلیدها از اشتباهات ساده‌ای مثل کشیدن و رها کردن فایل‌ها در مناطق غلط و کلیک روی گزینه‌های غلط جلوگیری می‌کنند.

کیفیت بسیار با اهمیت است اما هدف اصلی کار کردن نیست

تصور غلطی که می‌گوید بهره‌وری به کیفیت آسیب می‌رساند، منجر به شکل‌گیری این باور می‌شود که کیفیت در زمان کار مهم‌ترین هدف است. بدون شک کیفیت بسیار با اهمیت است اما هدف اصلی از کار کردن نیست. در مواردی، تمرکز تنها یا بیش از حد روی کیفیت می‌تواند منجر به خسارت شود: به یک طرح استراتژیک و بی‌عیب و نقص فکر کنید که پا گرفتن آن تنها به‌دلیل تغییر زمینه‌ی کاری، سه ماه به طول انجامید و حتی دیگر مرتبط با طرح اولیه نیست. هدف اصلی از انجام کار، تاثیر آن است؛ چه این تاثیر بر فروش، سود یا جامعه‌ی مشخصی باشد. اولیت‌بندی برای بهره‌وری تضمین می‌کند که کار در یک سطح کیفی انجام خواهد گرفت که بیشترین تاثیر را به‌دست دهد.

نتیجه‌ی اولویت‌گذاری برای کیفیت در شرکت‌هایی با این فرهنگ قابل رویت است: افراد، زمان زیادی را صرف کار کردن می‌کنند؛ در این رویه زمان بیشتری صرف کار می‌شود اما در نتیجه‌ی نهایی تغییر قابل ملاحظه‌ای ایجاد نمی‌شود. یک شرکت‌کننده که از یک شرکت پیشروی مشاوره‌ای در برنامه‌ی ذکر شده حضور پیدا کرده بود، گفت: «اگر تنها استاندارد مورد نیاز برای پاسخ‌دهی به ایمیل‌های داخلی متعادل شوند، زمان بسیاری صرفه‌جویی می‌شود».

سرمایه‌گذاری بیشتر روی کیفیت، در تمامی موارد منجر به تاثیر بالاتر نمی‌شود؛ دلیل آن، هزینه‌ی فرصت برای زمان است. این امر در صورت در اختیار داشتن نامحدود زمان صحت پیدا نمی‌کند؛ اما تصمیم برای اختصاص زمان برای یک وظیفه به این معنا است که روی یک میلیون وظیفه‌ی کاری دیگر زمان صرف نمی‌کنیم.

با این تفاسیر اگر اصل پارتو را قبول داشته باشیم (بر اساس اصل پارتو، ۸۰ درصد از ارزش حاصل از ۲۰ درصد کار کردن است)، متوجه خواهیم شد که بی‌عیب و نقص انجام دادن کار ارزش اندکی را در ازای یک هزینه‌ی بالا به‌بار می‌آورد. این نتیجه‌گیری بدان معنا نیست که نباید هیچ زمانی اقدام به بی‌نقص انجام دادن کارها کرد؛ بلکه باید این امر را تنها در زمانی انجام داد که منجر به تاثیر قابل‌توجهی در کار شود.

بهره‌وری در مقایسه با کیفیت، از نظر معنایی با تاثیر مرتبط است. اکثر افراد تصور می‌کنند که بهره‌وری، میزان کاری است که می‌توان آن را با در نظر گرفتن زمان اختصاص داده شده انجام داد. اما در حقیقت بهره‌وری، میزان تاثیری است که کار انجام شده در یک مدت زمان تعیین شده به‌دست می‌آید. با این تعریف جدید، دیگر کیفیت هدف برتر برای کار کردن نیست و بهره‌وری به هدف اول تبدیل می‌شود.

برخی فرهنگ‌های کاری، درکی از این تعریف دارند. تیم پژوهشی بررسی حاضر با برخی از شرکت‌های پیشروی تکنولوژی وارد گفتگو شدند؛ مدیران ارشد این شرکت‌ها، داستان‌های بسیاری در مورد عملکرد ضعیف و غلط خود را با گروه در میان گذاشتند. مدیران، اغلب اوقات از بی‌عیب و نقص ظاهر نشدن ناراضی بودند.

کارآمدتر ظاهر شدن به کیفیت کار ضربه‌ای وارد نمی‌کند؛ حتی باعث افزایش آن نیز می‌شود. کارآمد بودن همچنین باعث تاثیر بیشتر کار می‌شود. شاید شما به‌تنهایی نتوانید فرهنگ شرکت را از اولویت بر کیفیت به اولویت بر تاثیر تغییر دهید؛ اما دست‌کم می‌توان روی بهره‌وری شخصی سرمایه‌گذاری کرد و از یاد نبرد که تمرکز روی تاثیر کار به کیفیت آن آسیب نمی‌رساند.